Encomendas internacionais podem ser retidas pela fiscalização aduaneira por diversos motivos — desde documentação incompleta até suspeita de conteúdo irregular. Este texto explica, passo a passo, como identificar a razão da retenção, quais ações tomar imediatamente e como reduzir custos e atrasos. O objetivo é oferecer uma referência técnica e prática, válida tanto para consumidores finais quanto para pequenos comerciantes que importam mercadorias.
1. Por que a mercadoria é retida?
Em linhas gerais, a retenção ocorre por três conjuntos de motivos:
- Documentação incompleta ou inconsistente: nota fiscal, invoice, faturas ou declarações que não coincidem com o conteúdo declarado.
- Tributação e pagamento: ausência de pagamento de tributos de importação, ou divergência na classificação fiscal (NCM) que eleva os valores devidos.
- Conformidade e segurança: produtos proibidos, controlados, ou que exigem autorização específica (ANVISA, MAPA, INMETRO, etc.).
2. Primeiros passos imediatos
Ao receber a notícia de que sua encomenda foi retida:
- Confirme a notificação com o transportador (courier ou postal) e solicite o número do despacho aduaneiro;
- Reúna documentos: invoice, comprovante de pagamento, comprovante de endereço, procuração (se aplicável) e qualquer licença ou autorização específica;
- Verifique a descrição da mercadoria: discrepâncias entre o produto real e a descrição no documento são causas frequentes de retenção;
- Evite tentar liberar a mercadoria por vias duvidosas — isso pode agravar a situação e implicar multas.
3. Documentos e informações normalmente exigidos
Embora varie conforme o caso, espere que sejam solicitados:
- Invoice comercial ou fatura da compra;
- Comprovante de pagamento (cartão, boleto, transferência internacional);
- Documentos pessoais do destinatário (CPF ou CNPJ e documento de identidade);
- Procuração assinada (quando o despacho for feito por terceiros);
- Licenças específicas, quando aplicáveis (ex.: autorização sanitária, certificado fitossanitário);
- Classificação fiscal (NCM) e eventual comprovação de valor quando solicitado pela fiscalização.
4. Custos, tributos e prazos
Tributos de importação, ICMS e taxas administrativas dependem do tipo de envio (correios x courier), do valor declarado e da classificação fiscal. Os prazos variam enormemente — do dia seguinte à retenção até semanas — dependendo da complexidade documental e do fluxo da unidade aduaneira.
5. Passo a passo para resolver (fluxo recomendado)
Siga este fluxo para ter controle do processo:
- Contate o transportador: peça detalhes do lote, local de retenção e documentos faltantes;
- Envie documentação completa: remeta arquivos digitalizados por e-mail e confirme recebimento;
- Solicite deslocamento para o despacho: quando apropriado, peça orientação sobre custos e prazos para apresentação física;
- Negocie taxas administrativas: confirme valores antes de autorizar pagamentos; peça recibos;
- Considere um despachante aduaneiro: para casos complexos ou comerciais, o profissional agiliza a classificação, autuações e recursos;
- Documente tudo: mantenha cópia de e-mails, protocolos e comprovantes de pagamento para eventuais contestações.
6. Problemas comuns e soluções práticas
Descrição/valor divergente
Se a descrição do produto não corresponde à mercadoria, solicite ao remetente que reenvie a invoice corrigida. Em caso de divergência de valor, junte comprovantes de preço (recibos, prints da loja) para justificar o valor real.
Produtos que exigem autorização
Para itens regulados (cosméticos, alimentos, suplementos, medicamentos, itens elétricos com certificação), providencie as licenças antes de acionar o transporte. Em muitos casos, a liberação depende exclusivamente da apresentação do documento regulatório correto.
Como lidar com cobranças indevidas
Se houver cobrança indevida de tributos, solicite relatório detalhado do cálculo e, se necessário, abra recurso administrativo com base em provas documentais. Um despachante ou advogado aduaneiro poderá orientar o procedimento correto.
7. Quando contratar um despachante
Contrate um despachante quando:
- Houver volume comercial de importações com frequência;
- Houver disputa sobre classificação fiscal ou valores;
- O envio exigir licenças técnicas e pareceres (ex.: ANVISA, MAPA, INMETRO).
8. Dicas práticas para evitar retenções
- Use descrição clara e precisa do conteúdo (inclua material, finalidade e quantidade);
- Anexe invoice consistente e com valores reais;
- Conheça a necessidade de licenças para produtos regulados antes de comprar;
- Para remessas comerciais, registre-se corretamente (CNPJ, NCM) e utilize despacho aduaneiro profissional sempre que possível;
- Prefira couriers reconhecidos quando o prazo for crítico — eles têm canais diretos de comunicação com a aduana; mas saiba que o custo é maior.
9. Direitos do destinatário e recursos
O destinatário tem o direito de exigir documentação detalhada e justificativas para cobranças. Quando houver erro formal, cabem pedidos administrativos e, em última instância, ações judiciais. Antes de mover qualquer processo, documente todas as tentativas de resolução e procure orientação especializada.
Conclusão
Enfrentar uma encomenda retida na alfândega exige método, organização documental e, muitas vezes, paciência. Seguir os passos indicados aqui reduz risco de erro, acelera a liberação e minimiza custos.
Se precisar de ajuda prática: entre em contato com nossa equipe para orientação ou para indicação de despachantes parceiros.